ผู้คนมักมองภาพถึงเครื่องคอมพิวเตอร์ว่า เป็นเพียงอุปกรณ์ชิ้นหนึ่ง ซึ่งประกอบไปด้วยจอภาพคีย์บอร์ด และตัวเครื่อง แต่ความเป็นจริงแล้ว มันมีอะไรมากกว่านั้น กล่าวคือ เครื่องคอมพิวเตอร์ถือเป็นเพียงส่วนหนึ่งของระบบสารสนเทศเท่านั้น โดย ระบบสารสนเทศจะประกอบไปด้วย ส่วนสำคัญ 5 ส่วน ได้แก่ บุคคลากร กระบวนการ ซอฟตแวร์ ฮาร์ดแวร์ และข้อมูล ตามรายละเอียดต่อไปนี้
- บุคคลากร (People)
แน่นอนว่าบุคลากรหรือคน จัดเป็นส่วนสำคัญที่สุดของระบบสารสนเทศ เพราะนอกจากตัวเทคโนโ,ยีแล้ว ทักษะและความรู้ของคน (ผู้ใช้ : User) ย่อมเป็นตัวขับเคลื่อนอันสำคัญ ผ่านการนำประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ให้เกิดประโยชน์ทั้งต่อตนเองและเพิ่มประสิทธิภาพให้กับงาน ตัวอย่างบุคลากรในตำแหน่งต่างๆ เช่น นักวิเคราะห์ระบบ โปรแกรมเมอร์ ผู้บริหารฐานข้อมูล และผู้ใช้ปลายทาง เป็นต้น - กระบวนการ (Processes)
กระบวนการ หรือขั้นตอนการทำงาน (Procedures) เป็นกฏเกณฑ์ต่างๆ ที่ใช้อธิบายถึงหน้าที่ทางธุรกิจ (Business Function) ที่ผู้ใช้หรือพนักงานจำเป็นต้องถือปฏิบัติอย่างเคร่งครัด ไม่ว่าจะเป็นระดับผู้ปฏิบัติการ ผู้จัดการ และทีมงานระบบสารสนเทศ เพื่อให้เอกสารหรือข้อมูลทางธุรกิจ ไหลไปยังหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องตามแต่ละกระบวนการของส่วนงานนั้นๆ และนำไปสู่การบรรลุผลของงานในที่สุด - ซอฟต์แวร์ (Software)
ซอฟต์แวร์ก็คือโปรแกรมต่างๆ นั่นเอง ซึ่งโปรแกรมจะประกอบด้วยชุดคำสั่งที่ถูกเขียนขึ้นมาเพื่อควบคุมการทำงานของอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ ด้วยการสั่งให้คอมพิวเตอร์รับข้อมูลเข้ามาอย่างไร ประมวลผลอย่างไร จัดเก็บข้อมูลอย่างไร และแสดงผลสารสนเทศในรูปแบบใด นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์ยังแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ๋ๆ ด้วยกันคือ ซอฟต์แวร์ระบบ และซอฟต์แวร์ประยุกต์ - ฮาร์ดแวร์ (Hardware)
ฮาร์ดแวร์ก็คือ อุปกรณ์ใดๆ ที่เราสามารถมองเห็นและสัมผัสได้ในเชิงกายภาพ เช่น ตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ ชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์ อุปกรณ์ต่อพ่วง และอุปกรณ์เครือข่าย - ข้อมูล (Data)
ข้อมูลในที่นี้ หมายถึงข้อมูลดิบ (Raw Data) ที่ประกอบไปด้วยตัวอักษร ตัวเลข รูปภาพ วิดีโอ และเสียง ซึ่งข้อมูลต่างๆ เหล่านี้ ยังสามารถนำมาผสมผสนานรวมเข้าด้วยกันได้ อย่างไรก็ตาม ข้อมูลที่จัดเก็บเพื่อเตรียมเข้าสู่ระบบประมวลผล จำเป็นต้องได้รับการออกแบบเพื่อจัดเก็บรายละเอียดข้อมูลไว้ในรูปแบบของเรคอร์ด แฟ้มข้อมูล หรือฐานข้อมูล ซึ่งถือเป็นข้อมูลที่ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ทันทีแต่จะบันทึกรวบรวมไว้เพื่อรอการประมวลผลเป็นรายงานทางสารสนเทศตามที่ต้องการต่อไปนี้
