กรณีศึกษาการจัดการข้อมูลของระบบปฏิบัติการ

SPONSORED LINKS

logo_tcl1

กรณีศึกษา : กลุ่มปฏิบัติการเดินรถ 1 เขตการเดินรถที่ 2 องค์การขนส่งมวลชนกรุงเทพ

โครงงานนี้ เป็นกรณีศึกษาการบริหารจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศโดยการนำระบบ จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในองค์การขนส่งมวลชนกรุงเทพ กลุ่มปฏิบัติการเดินรถ  1  เขตการเดินรถที่ 2 ตั้งอยู่เลขที่ 10/1 หมู่ 13 ซอยตลาดใหม่มีนบุรี ถนนสีหบุรานุกิจ แขวงมีนบุรี เขตมีนบุรี จังหวัดกรุงเทพมหานคร 10510  มีหน้าที่ในการจัดบริการรถโดยสารประจำทางวิ่งรับ-ส่งประชาชนในเขตกรุงเทพมหานครและปริมณฑล จัดรถวิ่งในเส้นทางต่าง ๆ รวม 8 เส้นทาง มีส่วนงานธุรการและระบบข้อมูลทําหน้าที่เกี่ยวกับงานธุรการของกลุ่มปฏิบัติการเดินรถ ควบคุมน้ำมันเชื้อเพลิง น้ามันหล่อลื่น บัญชีค่าโดยสาร บัญชีการเงิน อัตรากําลังของกลุ่มปฏิบัติการเดินรถจัดทําและส่งข้อมูลเอกสารการรายงานข่าวสารเพื่อการบริหารวิเคราะห์และเสนอแนะแนวทางแก้ไขการดําเนินการเกี่ยวกับการเดินรถ ทําให้มีเอกสารต่างๆ อยู่เป็นจำนวนมาก

ปัญหาและแรงจูงใจ

ส่วนงานธุรการและระบบข้อมูล กลุ่มงานปฏิบัติการเดินรถ  1  เขตการเดินรถที่ 2 มีเอกสารที่ยังเป็นกระดาษจํานวนมากและมีปริมาณเพิ่มมากขึ้นในทุกๆ วัน ได้แก่เอกสารภายในและเอกสารภายนอกองค์การ ซึ่งเอกสารต่างๆ เหล่านั้น ถูกจัดเก็บในรูปแบบแฟ้มกระดาษ มีขั้นตอนการปฏิบัติงานเป็นแบบทําด้วยมือ มีการลงทะเบียนรับ–ส่งเอกสารในสมุด ปัญหาที่พบบ่อยๆ คือ

  1. ความไม่สะดวกในการจัดเก็บเอกสาร เนื่องจากปริมาณเอกสารเพิ่มขึ้น ส่งผลให้เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร ตู้เก็บเอกสารมีไม่เพียงพอ
  2. การสืบค้นเอกสารมีความล่าช้าเพราะต้องใช้เวลาในการตรวจสอบและค้นหา
  3. สิ้นเปลืองกระดาษและงบประมาณ
  4. ระบบการป้องกันเอกสาร ไม่มีความปลอดภัย
  5. การแพร่เอกสารให้แต่ละส่วนงานต้องทําสําเนาส่งให้โดยให้เจ้าหน้าที่เดินไปส่งและมีสมุดลงนามรับเอกสาร

ปัจจุบันส่วนงานธุรการและระบบข้อมูล กลุ่มงานปฏิบัติการเดินรถ  1 เขตการเดินรถที่ 2ยังไม่มีการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อมาใช้ในการจัดการเอกสารให้เป็นระบบ เพื่อให้เกิดความเหมาะสมกับการปฏิบัติงาน จึงได้มีแนวคิดที่จะ นําระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการจัดการเอกสารของส่วนงานธุรการและระบบข้อมูล

จากปัญหาและอุปสรรคดังกล่าวข้างต้น จําเป็นต้องหาแนวทางในการแก้ไขปัญหา โดยมุ่งเน้นและให้ความสําคัญเรื่องของการบริหารจัดการเอกสาร ได้แก่ การจัดเก็บ การค้นหา การตรวจสอบ การยืนยันความถูกต้อง การกำหนดสิทธิ Íการใช้ งานเอกสาร การกําหนดสิทธิ การนําเข้าเอกสาร การควบคุมความปลอดภัยของเอกสาร  โดยการเลือกใช้ระบบ จัดการ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Management System: EDMS) เข้ามาช่วยในการแก้ไขปัญหา  โดยใช้รูปแบบการทํางาน  ผ่านการประยุกต์ใช้งานบนวินโดวส์ บนระบบอินทราเน็ตในองค์กร

SPONSORED LINKS

About admin

Check Also

ฟอร์แมตภาพสกุลต่างๆ

ฟอร์แมตภาพ ในที ...